در صورتي که از کسي طلبي داريم که شخص حاضر به پرداخت آن نمي‌شود يا از ايفاي تعهدي امتناع مي‌کند يا هر ادعاي ديگري که نسبت به شخصي داشته که مدارک لازم جهت اثبات حق خود در دادگاه نيز وجود دارد، قبل از طرح دعوي در دادگاه، يک فرصت ديگر به طرف مقابل مي‌دهيم تا نسبت به اداي دين يا ايفاي تعهد اقدام کند. 

به اين نحو که با مراجعه به محل فروش تمبر و اوراق قضايي در مراجع قضايي، فرم اظهارنامه را دريافت کنيم. در واقع ارسال اظهارنامه، يک درخواست رسمي است اما بدون حضور در مراجع قضايي؛ و اگر اظهارشونده توسط اظهارنامه به خواسته متقاضي ترتيب اثر ندهد از طريق قضايي پيگيري خواهد شد.

بنابراين هر شخص ذي‌حقي لازم نيست حتماً براي مطالبه حق خويش اقدام به اقامه دعوي کند زيرا ممکن است با درخواست شفاهي از کسي که بايد اين حق را ادا کند، به مقصود خويش نايل نشود اما در برخي موارد همچون اثبات مطالبه شفاهي، به نوعي مشکل است بنابراين با تنظيم اظهارنامه و ارسال آن براي مخاطب به طور رسمي اقدام به مطالبه حق خود مي‌کند.

به گزارش روابط عمومي معاونت فرهنگي قوه قضاييه، امروزه با تحقق ثبت دعاوي از طريق سيستم‌هاي رايانه‌اي در مراکز استان‌هاي سراسر کشور، به سهولت مي‌توان به يکي از دفاتر خدمات الکترونيکي مراجعه و نسبت به ثبت اظهارنامه اقدام کرد. 

در ساير شهرها نيز از طريق مراجعه مستقيم به دادگستري اين امر ميسور است. لازم به ذکر است که چنانچه طرف دعوي بيشتر از يک نفر باشد به ازاي هر نفر يک برگ اضافه مي‌شود. 

به علاوه هنگامي که به وسيله اظهارنامه مطالبي را به طور رسمي به طرف مقابل ارسال مي‌کنيم، نوشته بايد طوري باشد که بعدها قابل اثبات باشد.

همچنين وقتي مي‌خواهيم چيزي را به کسي بدهيم و او حاضر نيست آن را بگيرد، از طريق ارسال اظهارنامه به او تسليم مي‌کنيم.

در مواردي برخي افراد مي‌خواهند با طرف مقابل خود، صلح و سازش کند که مي‌توانند با ارسال اظهارنامه مشکل ايجادشده بين خود را حل و فصل کنند.

گاهي اوقات کساني که دليلي جهت اقامه دعوي و احقاق حق خود ندارند، مي‌‌توانند با ارسال اظهارنامه و دريافت پاسخ طرف مقابل، در دادگاه به پاسخ ارايه‌شده از سوي طرف مقابل خود استناد کنند. 

ارسال اظهارنامه اصولاً اختياري است و اجباري در ارسال آن براي افراد وجود ندارد اما در موارد خاصي، اظهارنامه وفق قوانين و مقررات خاص، اجباري تلقي شده است.

شايان ذکر است که اظهارنامه براي بيان رسمي و محترمانه مطالبات است که امري بسيار مقبول و پسنديده تلقي مي‌شود و چه‌بسا همين اظهار رسمي، بسياري از مشکلات را حل کرده و از حضور افراد مختلف با شئون اجتماعي متفاوت در دادگاه‌ها جلوگيري کند و مانع از کثرت پرونده‌ها در دادگاه‌ها و اطاله دادرسي شود.

در نوشتن متن اظهارنامه بايد مواظب بود تا مطالبي عنوان نشود که موجب سوءاستفاده طرف مقابل شود و او بتواند عليه نويسنده اظهارنامه از آن استفاده کند.

همچنين بايد از به‌کاربردن کلمات تهديدآميز و غيرمحترمانه پرهيز شود و خلاصه اينکه جز در مواقع لازم از فرستادن اظهارنامه خودداري شود زيرا ممکن است ارسال اظهارنامه موجب هوشياري طرف مقابل شود. مثلا اگر موضوع دعوي شما مطالبه وجه باشد و قصد داشته باشيد با صدور قرار تامين خواسته، اموال طرف را توقيف کنيد، او با وصول اظهارنامه اين فرصت را پيدا مي‌کند که اموال خود را از دسترس شما خارج کند.

توصيه مي‌شود در پايان اظهارنامه به اظهارشونده و مخاطب گوشزد شود که در صورت عدم پاسخدهي لازم از طرف وي، اقدامات قانوني از جمله مراجعه به مراجع صلاحيتدار قضايي و در نتيجه مسئوليت پرداخت هزينه‌هاي دادرسي، حق‌الوکاله وکيل، عنداللزوم حق‌الزحمه کارشناسي و غيره نيز بر عهده وي خواهد بود.

از جمله مواردي که ارسال اظهارنامه قبل از اقامه ي دعوي ضروري است، زماني است که محلي به طور اماني به کارگر، سرايدار، خادم و به طور کلي به هر امين ديگري سپرده شود و اگر شخص مورد نظر از استرداد مال اماني امتناع کرد، بايد ابتدا اظهارنامه‌اي تنظيم و به طرف مقابل اعلام شود که محل اماني را پس دهد. 

در صورتي که شخص امانت‌دار پس از 10 روز از زمان ابلاغ اظهارنامه، محل مزبور را بازپس ندهد، به عنوان متصرف عدواني محسوب مي‌شود و خواهان از مزاياي دعوي که خارج از نوبت و بدون رعايت تشريفات آيين دادرسي رسيدگي مي‌شود، استفاده مي‌کند.

به علاوه اگر موضوع دعوي، دين و از نوع وجه رايج باشد و با مطالبه داين و تمكن مديون، امتناع از پرداخت کند، دادگاه با رعايت نرخ تورم متناسب با تغيير شاخص سالانه بانك مركزي از زمان سررسيد تا هنگام پرداخت، محاسبه و مورد حكم قرار خواهد داد، مگر اينكه به نحو ديگر مصالحه کنند. در اين ارتباط، اگرچه مطالبه نبايد لزوماً به‌وسيله اظهارنامه باشد اما دليل محکمه‌پسندي جهت طرح دعواست.

از طرف ديگر، در فرضي که در قراردادي در هنگام موقع بروز اختلاف، امر مورد نظر به داور ارجاع شده اما طرفين، داور يا داوران خود را معرفي نکرده باشند و تعيين داور بر عهده دادگاه نيز سپرده نشده باشد، يکي از طرفين مي‌تواند داور خود را معين کرده و با ارسال اظهارنامه رسمي، از طرف ديگر قرارداد درخواست تعيين داور کند. در اين‌صورت طرف مقابل مکلف است ظرف 10 روز از تاريخ ابلاغ اظهارنامه اقدام کند. در غير اين صورت ذي‌نفع مي‌تواند به دادگاه مراجعه کند.

بر اساس قانون تجارت، طلبکاران شخصي شرکاي شرکت‌هاي تجاري حق ندارند طلب خود را از دارايي شرکت بخواهند اما مي‌توانند به منظور وصول طلب از سهم مديون، انحلال شرکت را از دادگاه صالحه درخواست کنند؛ منوط به اينکه مراتب را حداقل 6 ماه قبل از اقدام به وسيله اظهارنامه رسمي به اطلاع شرکت برسانند. 

در اين ‌صورت مادام که حکم نهايي انحلال صادر نشده باشد شرکا مي‌توانند با پرداخت طلب خواهان تا حد دارايي مديون، از انحلال آن جلوگيري کنند. 

همچنين يکي از پيش‌نيازهاي اعلام فسخ معاملات، ارسال اظهارنامه و اعلام اراده بر فسخ است که متعاقباً در صورت تشخيص ارکان فسخ توسط دادگاه صالحه فسخ اعلام‌ شده و تنفيذ مي‌شود.

در نهايت در صورتي که ملکي به اذن مالک در تصرف ديگري باشد، در صورتي که مالک با ارسال اظهارنامه از متصرف تقاضاي تحويل ملک کند، در صورتي که از تاريخ ارسال، ظرف مهلت معين‌شده ملک را به مالک استرداد نکند، از تاريخ انقضاي مهلت اعلامي در اظهارنامه متصرف غيرقانوني محسوب شده و مي‌توان عليه متصرف دادخواست خلع يد تنظيم و نيز تقاضاي اجرت‌المثل کرد.

بر اساس ماده 156 قانون آيين دادرسي مدني، هر کس مي‌تواند قبل از تقديم دادخواست، حق خود را به وسيله اظهارنامه از ديگري مطالبه کند؛ مشروط به اينکه موعد مطالبه فرا رسيده باشد. 

به طور کلي هرکس حق دارد اظهاراتي را که راجع به معاملات و تعهدات خود با ديگري است و بخواهد به طور رسمي به وي برساند، ضمن اظهارنامه به طرف ابلاغ کند. بر اساس تبصره اين ماده، اداره ثبت اسناد و دفتر دادگاه‌ها مي‌توانند از ابلاغ اظهارنامه‌هايي که حاوي مطالب خلاف اخلاق و خارج از نزاکت باشد خودداري کنند.

همچنين در ماده 157 قانون آيين دادرسي مدني آمده است که در صورتي که اظهارنامه مشعر به تسليم چيز يا وجه يا مال يا سندي از طرف اظهارکننده به مخاطب باشد، بايد آن چيز يا وجه يا مال يا سند هنگام تسليم اظهارنامه به مرجع ابلاغ، تحت نظر و حفاظت آن مرجع قرار گيرد، مگر آنکه طرفين هنگام تعهد محل و ترتيب ديگري را تعيين کرده باشند.

يکي ار سؤالات مطروحه اين است که آيا جواب دادن به اظهارنامه الزامي است يا خير؟ که در اين رابطه بايد گوشزد کرد به جز موارد لازم و ضروري که به گوشه‌هايي از آنها فوقاً اشاره شد، هيچ‌گونه تکليف قانوني براي پاسخ به اظهارنامه وجود ندارد.