بسم الله
 
EN

بازدیدها: 3,617

تفاوت سند رسمي با سند عادي

  1392/10/21

از جهات مختلف سند رسمي با سند عادي تفاوت دارد. اين جهات را در ذيل شناسايي مي نمائيم : 

1- سند رسمي ، قدرت اجرائي دارد در حاليکه اصل در اسناد عادي ، عدم قدرت اجرائي است . 

2- تاريخ سند رسمي ، هم از لحاظ اصحاب دعوي و هم از نظر اشخاص ثالث ، معتبر است در حاليکه تاريخ سند عادي ، براي اشخاص ثالث مؤثر نيست .

3- در مورد سند رسمي ، فقط ادعاي جعل قابل طرح است ، در حاليکه سند عادي هم در معرض ادعاي جعل بوده و هم قابل تکذيب ( ترديد و انکار ) است .

4- سند رسمي ، تابع تشريفاتي است که از قبل  قانون معين کرده ، در حاليکه اصل در سند عادي عدم تشريفات است . 

5- در سند رسمي ، مأمور رسمي دولت در تنظيم آن دخالت دارد ، در حاليکه سند عادي را افراد به هر نحو بخواهند تنظيم مي نمايند .

6 – سند رسمي ، در صورت مفقود شدن ، تهيه رونوشت از آن به سادگي ممکن است ولي با گم شدن  سند عادي  نمي شود از رونوشت آن استفاده کامل کرد .

شرايط  سند رسمي :


براي اينکه سندي رسمي شناخته شود سه شرط لازم است که با هم جمع شوند .

ساواتيه ( Savatier ) مي گويد سند رسمي آن است که توسط مأمور رسمي واجد صلاحيت بر وفق مقررات تنظيم شده باشد پلانيول ( Planiol ) مي گويد سند رسمي سندي است که وسيله مأمور رسمي در امکنه و شرايطي که قانون به مأمور اجازه مي دهد ضمن رعايت تشريفات لازم تهيه شده باشد . اين تعاريف با تعريفي که ما از سند رسمي داريم تفاوت قابل توجهي ندارد .

اسناد رسمي را به انواع مختلف تقسيم کرده اند :                                                  

اسناد قانوني ، اسناد اداري ، اسناد  قضائي ، اسناد تنظيمي در دفاتر ثبت .         

الف – اسناد قانوني مثل قانون اساسي ، قوانين عادي ، آئين نامه ها و تصويب نامه ها .

ب – اسناد اداري ، اسنادي است که توسط سازمانهاي ادا ري کشور، در حدود وظايف و صلاحيتشان هر روز تنظيم مي گردد ، مثل احکام استخدام ، دستور پرداخت حقوق ...

ج –اسناد قضائي ، مدارکي که توسط مأمورين دادگستري ، اعم از قضات و کارمندان اداري و همچنين ضابطين دادگستري در حدود صلاحيت آنها بر وفق مقررات تنظيم مي شود – احکام دادگاه ها ، قرارها، صورت مجالس تنظيمي مراجع  قضائي  گزارشات مأمورين ابلاغ و احضار و مأمورين انتظامي در حدود مسائل قضائي .

1- دخالت مأمور رسمي :


    تنظيم کننده سند بايد مأمور رسمي باشد . مأمور رسمي اعم است از اينکه مستخدم دولت باشد مثل کارمندان ثبت اسناد و اداره آمار و ثبت احوال که اسناد ثبت و اسناد سجلي را تنظيم مي کنند و يا مستخدم رسمي دولت نباشد ولي براي تنظيم اسناد رسمي بر طبق قانون مأموريت يافته باشند مثل سر دفتر اسناد رسمي که اسناد مربوط به معاملات و و تعهدات را تنظيم و ثبت مي نمايند و سر دفتران ازدواج و طلاق که در اين رابطه سند ازدواج و طلاق تنظيم و ثبت مي کنند . بنابراين هر گاه کسي بدون داشتن ابلاغ رسمي در تعيين سمت مبادرت به تنظيم سند کند يا کسي که از کار بر کنار شده بعد از بر کناري سند تنظيم نمايد ، يا کسي که اصلا ارتباطي با دولت ندارد در نوشتن سند دخالت کند آن سند نمي تواند عنوان رسمي پيدا کند . در مورد دخالت مأمور رسمي منظور اين نيست که تمام سند را مأمور بنويسد بلکه حضور و نظارت او و اقدامي که او بايد در ارتباط با سند انجام بدهد لازم است .

در دفتر اسناد رسمي منشي سند را مي نويسد ولي اين نوشتن تحت مراقبت و اطلاع و حضور سر دفتر است چنانکه سر دفتر هويت متعاملين را شخصا و يا وسيله معرف احراز مي کند . مأمور رسمي براي تنظيم سند بايد در حال اشتغال باشد اگر مأموري که از خدمت منفصل شده يا در حال مرخصي و معذوريت است سند تنظيم کند آن سند رسمي نيست هر چند کسي از اين که در حال مرخصي است يا منفصل شده اطلاع نداشته باشد . ملاک ، ابلاغ حکم به او است مثلا سر دفتري ممکن است به حکم محکمه انتظامي سر دفتران براي مدت شش ماه ، معلق گردد تمام اسنادي که در فاصله صدور حکم تعليق قطعي و ابلاغ حکم به او تنظيم و ثبت مي نمايد سند رسمي است ، ولي هر گاه بعد از ابلاغ و طي شش ماه تعليق ، سندي ثبت کند ، چون فاقد سمت مي باشد آن سند رسمي نيست. آغاز صلاحيت مأمور هم تابع ابلاغ سمت به او است . سر دفتري که در تدارک مقدمات سر دفتري است ، در حال گرفتن ابلاغ است تا لحظه اي که حکم سر دفتري به او ابلاغ نشده ، دخالت او در تنظيم سند فاقد جنبه رسمي است .

قبل از قانون دفاتر اسناد رسمي ، محاضر شرع ، مرکزي بود براي مردم که اسناد خود را با حضور حاکم شرع تنظيم و او هم سند را مهر مي نمود در وضع اسنادي در مراجع قضائي بحث بود و سر انجام شعبه 3 ديوان کشور در حکم شماره 12- 3 مورخ 9/10/21 اعلام داشته اسنادي که قبل از وضوح قانون دفاتر رسمي در محضر علماي مراجع دادگستري تنظيم مي شده ، حکم اعتبار اسناد رسمي را دارد .

ابلاغ حکم سر دفتري اقدامات او را رسميت مي بخشد ، هر چند که شرايط واقعي سر دفتري را نداشته و مثلا در آزمايشات مردود شده يا سن او کافي نباشد و اشتباها براي او ابلاغ صادر شده باشد . در مواردي اصحاب دعوي در دادگاه به توافق مي رسند و بجاي دنبال کردن دعوي سازش نامه اي تنظيم مي کنند و اين سازش نامه که با حضور و دخالت قاضي دادگاه شکل مي يابد سند رسمي است .  

در اين موارد آرائي از ديوان کشور وجود دارد که نم.منه اي را در ذيل مي آوريم که البته اختصاص به نوع خاصي از دادگاه ندارد در حکم شماره 737 مورخ 5/4/16 شعبه 3 ديوان کشور چنين آمده « اگر صلحنامه اي د محضر امين دادگاه بخش و مأمور تحقيق دادگاه استان تنظيم شود و ممضي به امضاء مدعي و مورد تصديق امين دادگاه بخش مزبور در حدود صلاحيت او باشد موافق ماده 1287 قانون مدني چنين سندي از اسناد رسمي بوده و درباره طرفين و امضاء  کنند گان  آن نافذ و معتبر شناخته مي شود و دعوي اکراه نسبت به آن مورد نخواهد داشت .

2- صلاحيت مأمور رسمي :


مأمور رسمي که در تنظيم سند دخالت مي کند ، بايد صلاحيت قانوني داشته باشد . قوانين وظايف و اختيارات متصديان امور عمومي را مشخص کرده اند . هر مأمور رسمي بايد طبق صلاحيت قانوني خود عمل کند . اداره آمار اسناد مربوط به ولادت و فوت را تنظيم مي کند ، اداره ثبت صلاحيت ثبت اسناد و املاک و صلاحيت ثبت شرکت ها و علائم صنعتي و تجاري را دارد و اسناد مربوط به املاک ثبت شده را در دفتر املاک ثبت مي کنند . به علاوه هر کدام يک حوزه کار معين دارند مأموري که صلاحيت تنظيم سند را دارد بايد در حوزه مشخص و معين که مأموريت دارد عمل نمايد مثلا سر دفتر اسناد رسمي تهران که صلاحيت تنظيم و ثبت اسناد رسمي را دارد نمي تواند از حوزه تهران خارج شود و در اصفهان به تنظيم اسناد بپردازد .

صلاحيت محلي سر دفتران برطبق قانون ثبت به آئين نامه واگذر شده بود و در اوايل تأسيس ثبت اسناد هر سر دفتر فقط مي توانست معاملات مربوط به ناحيه خود را ثبت نمايد اما چون در عمل مشکلاتي را فراهم ميساخت صلاحيت محلي به اين معني را ملغي ساختند و دفاتر اسناد رسمي مي توانند ، معاملات همه نقاط کشور را ثبت کنند ، يعني اگر متعاملين به دفتر خانه اسناد رسمي تهران مراجعه کردند ، مي توانند هر نوع نقل و  انتقال را با سند رسمي انجام بدهند ولو اينکه ملک مربوط به نقاط ديگر کشور باشد . اما دفتر خانه محلي است که سر دفتر براي انجام کار و وظايف دفتري خود معين مي کند و به اداره ثبت اسناد محل و مرکز اطلاع مي دهد . سر دفتر ابلاغ سر دفتري را براي همان محل دريافت مي دارد . سر دفتري که براي اصفهان تعيين شده نمي تواند دفاترش را تهران بياورد حتي در داخل شهر هم بدون اطلاع و اجازه اداره ثبت نمي تواند محلش را تغيير و به نقطه ديگر شهر انتقال دهد .

بنابر اين در مسئله صلاحيت بايد به دو نوع صلاحيت توجه شود ، صلاحيت اين که اساسا مأموري بر طبق قانون يک دسته از اسناد را تنظيم مي کند و ديگر مأمورين چنين صلاحيتي را ندارند و به صلاحيت ذاتي تعبير مي شود ، دوم صلاحيت محلي يعني اقدام مأمور فقط در حوزه اي که به او اجازه داده شده است مي باشد . مأمور انتظامي که در ساري خدمت مي کند و در رابطه با دادسرا از متهم تحقيق مي کند ، نمي تواند در هنگام مرخصي اين وظيفه را در شيراز انجام دهد چرا که شيراز محل خدمتش يعني محل مأموريت رسمي او نيست .

گاهي مأمور رسمي به حکم قانون در موارد مشخصي از تنظيم سند منع شده ، يعني صلاحيت او محدود گرديده است اگر خلاف اين محدوديت عمل کند سند فاقد جنبه رسمي است . مثلا مطابق ماده 31 قانون دفاتر اسناد رسمي و قانون سر دفتران و دفتر ياران سال 1354 تصريح شده ، سر دفتران و دفتر ياران نبايد اسنادي را که مربوط به خود و يا  کساني که تحت ولايت يا وصايت  يا  قيمومت  آنها  هستند يا با آنها قرابت نسبي يا سببي تا درجه دوم از طبقه سوم دارند يا در خدمت آنها هستند ثبت کنند ، در صوتي که درمحل دفتر خانه ديگري نباشد سند با حضور دادستان شهرستان محلي که دفتر خانه در حوزه آن واقع است يا رئيس دادگاه بخش ( امروز دادگاه عمومي ) يا نماينده آنها با توضيح مراتب در ذيل آن در همان دفتر خانه  تنظيم و ثبت خواهد شد .

قانونگذار استحکامي که به سند رسمي داده به لحاظ دخالت مأمور بي طرف و غير ذينفع دولت در تنظيم سند مي باشد . حال اگر مواردي پيش آيد که سند مربوط به خودش يا اقوامش باشد و آن سند را ثبت کند ، سند عادي مي شود . در عين حال قانونگذار توجه کرده که سر دفتر و نزديکانش در محلي که فقط يک دفتر خانه موجود است از حق تنظيم سند رسمي محروم نگردند ، چاره انديشي کرده و حضور دادستان يا رئيس دادگاه يا نماينده قانوني آنها را در اين موارد براي رسميت دان به سند تصريح نموده . عملا اگر چنين مواردي پيدا شود که دفتر خانه منحصر به فرد باشد و اسنادي مربوط به سر دفتر يا نزديکانش نياز به ثبت رسمي داشته باشند سر دفتر موضوع را به دادستان ( در حال حاضر رئيس دادگستري ) اعلام و با اعزام نماينده و حضور او سند تنظيم مي گردد و حضور نماينده در سند تصريح مي شود .   

3- رعايت ضوابط و تشريفات قانوني :    


سر دفتر اسناد رسمي ، سر دفتر ازدواج و طلاق ، مأمور ثبت احوال ، مأمور اداره ثبت اسناد و املاک ، مأمور صدور گواهينامه رانندگي ، مأمور صدور گذر نامه و همه مأمورين ديگر سازمانهاي دولتي و خدمات عمومي که مأموريت تنظيم اسنادي را به عهده دارند بايد طبق قانون و شرايط و مقررات پيش بيني شده براي تنظيم سند مبادرت نمايند و الا از حدود قانون خارج شده و مسئوليت دارند . ضوابط و تشريفاتي را که قانون پيش بيني کرده به يک درجه از اهميت نيست . بعضي ضوابط و تشريفات به حدي اهميت دارد که اگر رعايت نشود سند را از رسميت مي اندازد و دسته اي ديگر تأثيري در رسميت آن ندارند . اينکه چگونه اين ضوابط از هم تفکيک گردند به طور منظم و مشخص در قوانين پيش بيني شده اند و در صلاحيت دادگاه ها است که در موارد برخي با اسناد رسمي و ايراداتي که افراد به ضوابط اسناد و عدم رعايت قانون مي گيرند توجه کنند و شرايط اساسي ومهم را از غير مهم تشخيص دهند و رويه قضائي به وجود آورند . مع الوصف پاره اي از قوانين چنين تفکيکي را صورت داده اند و اصولا با ماده 1294 ق م اين تقسيم و تفکيک حاصل شده است که مي گويد : « عدم رعايت مقررات راجع به حق تمبر که به اسناد تعلق مي گيرد سند را از رسميت خارج نمي کند  ».


نويسنده: سعيد صالح احمدي


مشاوره حقوقی رایگان